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CANAL DE RÉCLAMATION

1. Objet

L’objectif de ce document est de présenter la Politique web du système d’information interne afin de se conformer à l’article 25 de la loi 2/2023, du 20 février, qui régit la protection des personnes signalant des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption, ainsi que le respect des autres réglementations nationales qui transposent la directive mentionnée ci-dessus dans les pays dans lesquels le GROUPE MIRAI opère.

L’article précité établit que « Les entités qui entrent dans le champ d’application de la présente loi fourniront des informations adéquates, sous une forme claire et facilement accessible, sur l’utilisation de tout canal d’information interne qu’elles ont mis en place, ainsi que sur les principes essentiels de la procédure de gestion. Si elles disposent d’un site internet, ces informations seront fournies sur la page d’accueil, dans une section distincte et facilement identifiable »

Par conséquent, le présent document et l’accès au formulaire de réclamation se trouveront sur les sites internet https://es.mirai.com/es/, https://fr.mirai.com/, https://es.mirai.com/ca/, https://pt.mirai.com/, https://www.mirai.com/home/, http://www.nexiasolutions.es/, https://heraton.es/.

2. Politique web du système d’information interne

Politique du système d’information interne

Conformément à la loi 2/2023, du 20 février, qui réglemente la protection des personnes qui signalent les infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, et qui transpose dans notre système juridique la directive (UE) 2019/1937, du Parlement européen et du Conseil, du 23 octobre 2019, communément appelée directive Whistleblowing, ainsi que conformément aux autres réglementations nationales qui transposent la directive précitée dans les pays dans lesquels nous opérons, le GROUPE MIRAI a mis en place un système d’information interne unique et commun aux entités qui composent le groupe, dans le but de créer un canal d’information dans lequel les personnes peuvent signaler des irrégularités ainsi que des cas de harcèlement sur le lieu de travail.

Le GROUPE MIRAI est composé des entités suivantes :

  • MIRAI ESPAÑA, S.L
  • MIRAI USA LLC
  • MIRAIFUTURE PORTUGAL, LDA
  • MIRAI FRANCE, SARL
  • MEXICO MIRAI HOTELIER S DE RL DE CV
  • HERATON SYSTEMS, S.L.
  • NEXIA SOLUTIONS S.L

L’organe administratif de MIRAI ESPAÑA S.L. a nommé un responsable du système d’information interne, qui sera chargé de recevoir et de traiter toutes les communications reçues par le biais de notre canal de communication.

Comment puis-je soumettre une communication ?

Si vous avez connaissance d’une infraction commise par le personnel du groupe MIRAI, ou si vous avez des motifs raisonnables de penser que cela se produit, vous devez le signaler par écrit sur le portail web https://demo-4c19318e0bf80d55f2de.factorialhr.es/complaints. De plus, si vous souhaitez le signaler en personne au responsable du système d’information interne du groupe MIRAI, vous devez l’indiquer dans la section « description » du formulaire de communication mentionné ci-dessus.

Nous vous informons que vous avez le droit de présenter des communications anonymes si vous le jugez opportun.

Dans le cas de communications reçues par MIRAI ESPAÑA S.L. et relatives au harcèlement au travail, il sera nécessaire que l’informateur s’identifie, afin de pouvoir le protéger en tant que personne harcelée.

Quelles sont les personnes protégées contre les représailles pour avoir soumis une communication ?

Le GROUPE MIRAI s’engage pleinement à respecter le cadre légal en vigueur et adopte une position de tolérance zéro à l’égard de la perpétration d’irrégularités. Toute personne pourra soumettre une communication au GROUPE MIRAI si elle a connaissance d’une infraction commise par le personnel du GROUPE MIRAI, ou si elle a des motifs raisonnables de penser qu’une telle infraction est en train de se produire.

Le GROUPE MIRAI s’engage formellement à interdire tout type de représailles à l’encontredes informateurs de bonne foi.

Les données personnelles de l’informateur ne seront en aucun cas communiquées à la personne dénoncée.

Sur quels sujets pouvez-vous soumettre des communications ?

L’informateur bénéficie de tous les mécanismes de protection pour les communications de bonne foi relatives aux questions suivantes :

  • Marchés publics ;
  • Services, produits et marchés financiers ;
  • Prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
  • Sécurité et conformité des produits ;
  • Sécurité du transport ;
  • Protection de l’environnement ;
  • Radioprotection et sûreté nucléaire ;
  • Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bienêtre des animaux ;
  • Santé publique ;
  • Protection des consommateurs ;
  • Protection de la confidentialité et des données à caractère personnel ;
  • Sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
  • Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’UE ; et
  • Infractions relatives au marché intérieur, y compris les infractions relatives à la concurrence et aux aides accordées par les États membres de l’UE, ainsi que les infractions relatives à la fiscalité des entreprises, ou les pratiques visant à obtenir un avantage fiscal qui irait à l’encontre de l’objet ou du but de la législation applicable en matière d’impôt sur les sociétés.

Outre les questions spécifiques indiquées dans la liste ci-dessus, les informateurs seront également protégés contre toute action ou omission qui pourrait constituer un délit pénal ou administratif grave ou très grave; en particulier les délits liés aux pertes financières pour le Trésor public et la Sécurité sociale, comme le prévoit la législation espagnole en vigueur. Ainsi que dans le respect du reste des réglementations nationales qui transposent la directive précitée dans les pays où le GROUPE MIRAI opère.

Dans le cas où la plainte serait liée à un harcèlement sexuel ou sexiste potentiel au sein de MIRAI ESPAÑA S.L., les faits seront portés à la connaissance de la Commission d’instruction du protocole sur le harcèlement, dans le but de traiter la plainte conformément au « Protocole de prévention et d’action contre le harcèlement sexuel et le harcèlement sexiste », après approbation de ce dernier. Dans le reste des entités qui composent le GROUPE MIRAI, les faits liés à un éventuel harcèlement au travail, à un harcèlement sexuel ou sexiste, seront régis par les dispositions de la présente procédure, dans le cas où il n’existe pas de protocole spécifique en la matière.

Comment le groupe MIRAI traitera-t-il les communications qu’il reçoit ?

De manière générale, le GROUPE MIRAI enverra un accusé de réception de la communication présentée dans un délai maximum de sept jours à compter de sa réception, et traitera la communication conformément à la procédure de gestion des communications internes du GROUPE MIRAI. Le délai maximum de traitement des communications est de trois mois, sauf en cas de complexité particulière, auquel cas le délai maximum pourra être prolongé de trois mois supplémentaires.

La procédure de gestion des communications est régie par les principes suivants:

  • Tolérance zéro pour les irrégularités ;
  • Traitement efficace et diligent des informations reçues ;
  • Traitement des informations reçues selon les principes d’objectivité etd’impartialité ;
  • Mise en place d’un canal sécurisé pour la communication et la gestion des informations ;
  • Garantie de confidentialité de l’identité de l’informateur et de tout autre tiers mentionné dans les communications, ainsi que des actions menées à bien dans le cadre de la gestion de ces dernières ;
  • Accès du personnel minimum indispensable au contenu des informations reçues ;
  • Garantie de la protection des informateurs de bonne foi, en évitant qu’ils ne fassent l’objet de tout type de représailles, de menaces de représailles ou de tentatives de représailles, en raison de leur statut d’informateur ;
  • Garantie de la protection des personnes concernées, qui doivent être informées des actions ou omissions qui leur sont imputées, en respectant leur droit à la défense et leur droit d’être entendues, ainsi qu’en garantissant leur droit à la présomption d’innocence et leur droit à l’honneur ; et
  • Garantie d’une communication immédiate et d’une collaboration avec les autorités compétentes en cas d’informations susceptibles de constituer un délit.

Les plaintes relatives à des situations de harcèlement au sein de MIRAI ESPAÑA S.L. suivront leur propre procédure, dont les membres de MIRAI ESPAÑA S.L. ont été dûmentinformés.

Comment puis-je éclaircir mes doutes concernant le canal d’information interne du GROUPE MIRAI ?

Nous sommes à votre disposition pour tout éclaircissement concernant le canal d’information interne du GROUPE MIRAI. Vous pouvez contacter le responsable du du système d’information interne au travers de https://demo-4c19318e0bf80d55f2de.factorialhr.es/complaints